Juridisch
Algemene voorwaarden
Artikel 1 – Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- Santos: Santos Recherchebureau B.V., gevestigd te Utrecht.
- Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Santos een opdracht verstrekt of met Santos een overeenkomst aangaat.
- Opdracht: iedere opdracht tot het verrichten van onderzoeks-, recherche-, advies- of daarmee samenhangende werkzaamheden.
- Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Santos en Opdrachtgever waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.
- Betrokkene: de natuurlijke persoon of personen op wie een onderzoek geheel of gedeeltelijk betrekking heeft.
- Onderzoeksrapport: iedere schriftelijke of digitale rapportage waarin Santos de bevindingen van een onderzoek vastlegt.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
- Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en werkzaamheden van Santos, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
- Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk tussen Santos en Opdrachtgever zijn overeengekomen.
- Indien een bepaling uit een afzonderlijke overeenkomst of opdrachtbevestiging strijdig is met deze algemene voorwaarden, prevaleert de specifiek overeengekomen bepaling.
- De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Santos deze schriftelijk heeft aanvaard.
Artikel 3 – Totstandkoming van de opdracht
- Een overeenkomst komt tot stand nadat Opdrachtgever schriftelijk of per e-mail akkoord heeft gegeven op een offerte of opdrachtbevestiging van Santos, dan wel zodra Santos met instemming van Opdrachtgever met de uitvoering van de werkzaamheden is begonnen.
- Santos kan voorafgaand aan acceptatie van een opdracht aanvullende informatie verlangen om de aard, rechtmatigheid en uitvoerbaarheid van de opdracht te kunnen beoordelen.
- Santos is te allen tijde gerechtigd een opdracht te weigeren indien zij van oordeel is dat de opdracht niet rechtmatig, niet proportioneel, niet uitvoerbaar of anderszins niet professioneel verantwoord is.
Artikel 4 – Verplichtingen van Opdrachtgever
- Opdrachtgever verstrekt Santos tijdig alle informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de beoordeling, voorbereiding en uitvoering van de opdracht.
- Opdrachtgever staat ervoor in dat de door hem verstrekte informatie naar beste weten juist en volledig is.
- Opdrachtgever informeert Santos zo spoedig mogelijk over wijzigingen of nieuwe omstandigheden die relevant kunnen zijn voor het onderzoek.
- Opdrachtgever onthoudt zich van instructies die in strijd zijn met wet- en regelgeving of de professionele verplichtingen van Santos.
- Santos mag bij de uitvoering van haar werkzaamheden uitgaan van de juistheid van de door Opdrachtgever verstrekte informatie, tenzij er aanleiding bestaat hieraan te twijfelen.
Artikel 5 – Beoordeling en uitvoering van onderzoeken
- Santos voert haar werkzaamheden uit naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de wet- en regelgeving en professionele normen die gelden voor particuliere onderzoeksbureaus.
- Santos bepaalt vanuit haar professionele verantwoordelijkheid welke onderzoeksmethoden binnen de overeengekomen opdracht kunnen worden toegepast.
- Bij de uitvoering van onderzoek houdt Santos rekening met onder meer proportionaliteit, subsidiariteit, doelbinding en minimale gegevensverwerking.
- Santos kan een onderzoeksmethode aanpassen, niet uitvoeren of beëindigen wanneer voortzetting naar haar oordeel niet langer rechtmatig, proportioneel, doelmatig, veilig of professioneel verantwoord is.
- Indien een dergelijke wijziging gevolgen heeft voor de aard, omvang of kosten van de opdracht, wordt hierover waar mogelijk vooraf overleg gevoerd met Opdrachtgever.
Artikel 6 – Inspanningsverplichting en onderzoeksresultaat
- Alle werkzaamheden van Santos hebben het karakter van een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
- Santos geeft geen garantie ten aanzien van de uitkomst van een onderzoek.
- Het uitblijven van waarnemingen of onderzoeksbevindingen betekent niet noodzakelijk dat bepaalde gedragingen, activiteiten of omstandigheden niet hebben plaatsgevonden.
- Omstandigheden zoals verkeerssituaties, weersomstandigheden, verlies van zicht tijdens een observatie, gedrag van betrokkenen, technische beperkingen en andere omstandigheden buiten de invloedssfeer van Santos kunnen van invloed zijn op het onderzoeksresultaat.
- Het ontbreken van het door Opdrachtgever gewenste of verwachte onderzoeksresultaat ontslaat Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen.
Artikel 7 – Inzet van rechercheurs en derden
- Santos bepaalt, rekening houdend met de aard en het doel van de opdracht, hoeveel rechercheurs en welke middelen noodzakelijk of wenselijk zijn voor een professionele uitvoering van het onderzoek.
- Santos kan voor de uitvoering van een opdracht medewerkers, rechercheurs, deskundigen of andere derden inschakelen.
- Santos draagt er zorg voor dat personen die toegang hebben tot vertrouwelijke onderzoeksinformatie gehouden zijn aan passende geheimhoudingsverplichtingen.
Artikel 8 – Tarieven en kosten
- De werkzaamheden worden uitgevoerd tegen de tarieven zoals vermeld in de offerte, opdrachtbevestiging, raamovereenkomst of anderszins schriftelijk overeengekomen.
- Alle tarieven en bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
- Reistijd, kilometers, parkeerkosten, tolgelden, verblijfskosten en andere voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke kosten kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht voor zover dit vooraf is overeengekomen of uit de opdrachtbevestiging blijkt.
- Indien tijdens het onderzoek aanvullende werkzaamheden noodzakelijk of wenselijk blijken en deze tot een materiële verhoging van de kosten leiden, zal Santos hierover waar mogelijk vooraf overleg voeren met Opdrachtgever.
Artikel 9 – Annulering en wijziging van ingeplande werkzaamheden
- Ingeplande onderzoekswerkzaamheden kunnen door Opdrachtgever schriftelijk of per e-mail worden geannuleerd.
- Bij annulering meer dan 48 uur vóór de geplande aanvang van de werkzaamheden worden geen kosten voor de geannuleerde inzet in rekening gebracht, behoudens reeds gemaakte kosten of reeds verrichte voorbereidende werkzaamheden.
- Bij annulering tussen 24 en 48 uur vóór de geplande aanvang is Santos gerechtigd 50% van de geplande onderzoeksuren in rekening te brengen.
- Bij annulering minder dan 24 uur vóór de geplande aanvang is Santos gerechtigd 100% van de geplande onderzoeksuren in rekening te brengen.
- Indien Opdrachtgever tijdens een reeds gestarte observatie of onderzoeksinzet verzoekt de werkzaamheden voortijdig te beëindigen, worden de reeds bestede uren en gemaakte kosten volledig in rekening gebracht.
- Santos zal zich waar redelijkerwijs mogelijk inspannen om bij wijzigingen in de planning tot een passende oplossing te komen.
Artikel 10 – Facturering en betaling
- Santos factureert conform de afspraken in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
- Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.
- Indien Opdrachtgever niet binnen de overeengekomen betalingstermijn betaalt, is Opdrachtgever na het intreden van verzuim de wettelijke rente verschuldigd.
- Redelijke buitengerechtelijke kosten die Santos moet maken om betaling te verkrijgen, kunnen op Opdrachtgever worden verhaald overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
- Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting niet op, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Artikel 11 – Rapportage
- Santos rapporteert haar onderzoeksbevindingen feitelijk, objectief en binnen het vooraf vastgestelde onderzoeksdoel.
- Santos bepaalt vanuit haar professionele verantwoordelijkheid welke informatie relevant is om in een onderzoeksrapport op te nemen.
- Niet-relevante privé-informatie en niet-relevant beeldmateriaal worden waar mogelijk niet in de rapportage opgenomen.
- Onderzoeksrapporten bevatten de bevindingen die gedurende de onderzoeksperiode daadwerkelijk konden worden vastgesteld.
- Rapportages van Santos zijn opgesteld ten behoeve van het met Opdrachtgever overeengekomen onderzoeksdoel.
- Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de wijze waarop hij de onderzoeksbevindingen vervolgens gebruikt en voor eventuele arbeidsrechtelijke, civielrechtelijke, strafrechtelijke, bestuursrechtelijke of andere beslissingen die op basis daarvan worden genomen.
Artikel 12 – Geheimhouding en vertrouwelijkheid
- Santos behandelt alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van een opdracht ontvangt of verzamelt als vertrouwelijk.
- Onder vertrouwelijke informatie wordt onder meer verstaan:
- persoonsgegevens;
- informatie over betrokkenen;
- aanleiding en inhoud van onderzoeken;
- onderzoeksstrategieën en onderzoeksmethoden;
- onderzoeksbevindingen;
- rapportages en beeldmateriaal;
- bedrijfsvertrouwelijke informatie.
- Santos verstrekt vertrouwelijke onderzoeksinformatie uitsluitend aan personen voor wie toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of aan de door Opdrachtgever aangewezen ontvangers.
- Vertrouwelijke informatie wordt niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, Opdrachtgever daarvoor toestemming heeft gegeven of Santos wettelijk tot verstrekking verplicht is.
- Opdrachtgever behandelt rapportages, onderzoeksinformatie en informatie over de onderzoeksstrategieën en onderzoeksmethoden van Santos eveneens als vertrouwelijk en verstrekt deze uitsluitend aan personen voor wie kennisneming noodzakelijk is.
- Santos draagt er zorg voor dat medewerkers, rechercheurs en overige door Santos ingeschakelde personen die toegang hebben tot vertrouwelijke onderzoeksinformatie tot geheimhouding zijn gehouden.
- De geheimhoudingsverplichtingen blijven na beëindiging van de overeenkomst onverminderd van kracht.
Artikel 13 – Persoonsgegevens
- Santos verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
- Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de beoordeling, voorbereiding, uitvoering en administratieve afhandeling van een onderzoeksopdracht of voor zover een wettelijke verplichting dit vereist.
- Santos treft passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens en onderzoeksinformatie.
- Opdrachtgever verstrekt aan Santos uitsluitend persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de betreffende onderzoeksopdracht.
- Partijen zijn ieder verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving voor zover deze op hun eigen verwerking van persoonsgegevens van toepassing is.
Zie ook onze privacyverklaring voor meer informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan.
Artikel 14 – Bewaartermijnen en vernietiging
- Santos bewaart onderzoeksgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verwerkt of dan op grond van toepasselijke wet- en regelgeving noodzakelijk is.
- Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden onderzoeksgegevens op passende wijze verwijderd of vernietigd, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde noodzaak tot langere bewaring bestaat.
Artikel 15 – Intellectuele eigendom en gebruik van rapportages
- De intellectuele eigendomsrechten op door Santos ontwikkelde werkwijzen, modellen, formats, onderzoeksstrategieën en overige materialen blijven bij Santos berusten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
- Opdrachtgever mag een onderzoeksrapport gebruiken voor het doel waarvoor de opdracht is verstrekt.
- Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Santos mag een onderzoeksrapport niet worden gepubliceerd of voor commerciële doeleinden openbaar worden gemaakt, behoudens voor zover verstrekking noodzakelijk is in het kader van juridische procedures, advisering of een wettelijke verplichting.
- Het is Opdrachtgever toegestaan onderzoeksrapportages te verstrekken aan juridische adviseurs, verzekeraars, bevoegde overheidsinstanties, rechterlijke instanties en andere partijen voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is in verband met het doel waarvoor het onderzoek is uitgevoerd.
Artikel 16 – Aansprakelijkheid
- Santos is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan Santos toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.
- De totale aansprakelijkheid van Santos in verband met een opdracht is beperkt tot het bedrag dat door Santos voor de betreffende opdracht aan Opdrachtgever is gefactureerd, exclusief btw.
- Indien een opdracht een looptijd heeft van meer dan zes maanden, is de totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door Santos voor de betreffende opdracht is gefactureerd gedurende de zes maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.
- Een reeks van samenhangende gebeurtenissen of tekortkomingen wordt voor de toepassing van dit artikel beschouwd als één gebeurtenis.
- Santos is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder in ieder geval wordt verstaan: gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van inkomsten, reputatieschade, bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van beslissingen of maatregelen die Opdrachtgever of derden naar aanleiding van onderzoeksbevindingen hebben genomen.
- Santos is niet aansprakelijk voor schade die geheel of gedeeltelijk het gevolg is van onjuiste, onvolledige of niet tijdig verstrekte informatie door Opdrachtgever of derden.
- Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik van de door Santos verstrekte onderzoeksbevindingen en voor eventuele arbeidsrechtelijke, civielrechtelijke, strafrechtelijke, bestuursrechtelijke of andere beslissingen die naar aanleiding daarvan worden genomen.
- Een aanspraak op schadevergoeding dient zo spoedig mogelijk nadat Opdrachtgever de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Santos heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk en gemotiveerd aan Santos te worden gemeld.
- De in dit artikel opgenomen uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Santos of indien uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet is toegestaan.
Artikel 17 – Overmacht
- Santos is niet aansprakelijk voor een tekortkoming in de nakoming indien deze het gevolg is van omstandigheden die redelijkerwijs buiten haar invloedssfeer liggen.
- Hieronder kunnen onder meer worden verstaan ziekte of onverwachte uitval van personeel, ernstige verkeersproblemen, storingen in communicatie- of informatiesystemen, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene omstandigheden die uitvoering van de opdracht tijdelijk onmogelijk maken.
- Santos informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk indien een dergelijke omstandigheid gevolgen heeft voor de uitvoering van een opdracht.
Artikel 18 – Opschorting en beëindiging
- Santos kan de uitvoering van een opdracht opschorten of beëindigen indien:
- Opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt;
- noodzakelijke informatie niet of niet tijdig wordt verstrekt;
- opeisbare facturen niet worden voldaan;
- voortzetting van het onderzoek niet langer rechtmatig of professioneel verantwoord is;
- de veiligheid van rechercheurs of derden in het geding komt;
- voortzetting redelijkerwijs niet van Santos kan worden verlangd.
- Reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten blijven in dat geval verschuldigd.
- Indien mogelijk stelt Santos Opdrachtgever vooraf op de hoogte van opschorting of beëindiging, tenzij de aard of urgentie van de omstandigheden zich daartegen verzet.
Artikel 19 – Klachten
- Klachten over de uitvoering van werkzaamheden worden zo spoedig mogelijk na constatering schriftelijk aan Santos gemeld.
- Een klacht ontslaat Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen.
- Santos behandelt klachten overeenkomstig de voor particuliere onderzoeksbureaus geldende wettelijke en professionele verplichtingen en de binnen Santos geldende klachtenprocedure.
Zie onze klachtenregeling voor de volledige procedure.
Artikel 20 – Wijziging algemene voorwaarden
- Santos is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen.
- Op een reeds geaccepteerde opdracht blijven in beginsel de algemene voorwaarden van toepassing die golden op het moment waarop de betreffende opdracht tot stand kwam, tenzij Partijen anders overeenkomen of een wijziging noodzakelijk is vanwege gewijzigde wet- of regelgeving.
Artikel 21 – Nietigheid of vernietigbaarheid
Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
Partijen zullen in dat geval zoveel mogelijk aansluiten bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
Artikel 22 – Toepasselijk recht en geschillen
- Op alle overeenkomsten tussen Santos en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
- Partijen zullen bij een geschil eerst proberen in onderling overleg tot een oplossing te komen.
- Indien dit niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.
